Akademickie Centrum Kariery

Przejdź na skróty do treści. | Przejdź do nawigacji

Sekcje
Jesteś w: Strona główna Kariera Poradnik planowania kariery Przygotowanie dokumentów aplikacyjnych

Przygotowanie dokumentów aplikacyjnych

Przygotowanie dokumentów aplikacyjnych

Dlaczego pracodawcy milczą?

Częstym błędem popełnianym przez osoby wkraczające na rynek pracy bywa myślenie o przygotowaniu dokumentów aplikacyjnych w kategoriach jednorazowej czynności. Po przestudiowaniu kilku poradników i wskazówek internetowych studenci piszą zwykle życiorys i list motywacyjny, które następnie rozsyłają do różnych firm i instytucji, zmieniając jedynie daty, nazwy stanowisk i dane adresatów. Chcąc zwiększyć swoje szanse na zatrudnienie, starają się odpowiedzieć na wszystkie napotkane oferty, licząc na to, że z każdą wysłaną aplikacją prawdopodobieństwo otrzymania pracy wzrasta. „Strategia ilościowa” – o czym przekonali się zapewne niektórzy z czytających ten artykuł – nie przynosi zazwyczaj oczekiwanych rezultatów. Pracodawcy milczą, a każda aplikacja pozostająca bez odpowiedzi nasila rozczarowanie, poczucie porażki i bezradności. Zakładając, że student posiada minimalne, wymagane przez pracodawcę kompetencje, przyczyn odrzucenia jego kandydatury należy przede wszystkim szukać w sposobie przygotowania dokumentów aplikacyjnych.

Jak przygotować skuteczną aplikację?

Po pierwsze należy zmienić swój stosunek do kwestii przygotowywania dokumentów i przyjąć założenie, że nie jest to jednorazowy akt, ale umiejętność, którą warto opanować. Błędem jest przekonanie, że można stworzyć idealny życiorys i list motywacyjny, które wywrą pozytywne wrażenie na każdym pracodawcy. Trzeba również zrezygnować z ambicji pokazania w życiorysie wszystkich swoich doświadczeń, osiągnięć, umiejętności i zalet – a nauczyć się selekcjonowania i wartościowania informacji, które mogą zainteresować konkretnego pracodawcę. Żeby tego dokonać, konieczne jest odrzucenie wspomnianej strategii ilościowej, opierającej się na masowej dystrybucji swoich dokumentów aplikacyjnych, na rzecz strategii jakościowej. U podstaw drugiej ze wspomnianych technik leży poznanie własnych preferencji, predyspozycji i możliwości, zaplanowanie ścieżki swojej kariery zawodowej, stworzenie listy potencjalnych pracodawców i wybór najbardziej adekwatnych miejsc zatrudnienia.

Następnym krokiem jest dokładna analiza wybranej oferty, która służy poznaniu wymagań, jakie pracodawca stawia kandydatom w obszarze kompetencji twardych i miękkich. Wynikiem tej analizy powinno być zgromadzenie informacji na temat oferowanego stanowiska pracy i oczekiwań pracodawcy.

Informacje dotyczące oferowanego stanowiska:

• nazwa stanowiska – pozwoli uniknąć błędów w liście motywacyjnym;

• szczegółowy zakres obowiązków – wskaże Ci, które z Twoich dotychczasowych doświadczeń są zbliżone do zadań wykonywanych na oferowanym stanowisku. Podobieństwa te warto zaakcentować w liście motywacyjnym, gdyż stanowią zaplecze Twoich kompetencji zawodowych;

• miejsce stanowiska w strukturze organizacyjnej, czyli stopień samodzielności, podwładni, przełożeni – pozwala na określenie umiejętności interpersonalnych potrzebnych na danym stanowisku. W liście motywacyjnym wskaż doświadczenia potwierdzające, że posiadasz właśnie takie umiejętności;

• możliwości awansu na oferowanym stanowisku w danej firmie – przyda się, gdy podczas rozmowy zostaniesz zapytany o to, jak sobie wyobrażasz przyszłość zawodową za 10 lat. W liście motywacyjnym, zamiast powielać ogólniki dotyczące „ciągłego dążenia do rozwoju”, będziesz mógł napisać, w jakim kierunku chcesz się rozwijać;

• przeciętne wynagrodzenie na danym stanowisku – sprawdź dostępne w Internecie raporty wynagrodzeń; wiedza ta potrzebna Ci będzie podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

Oczekiwania pracodawcy:

• kompetencje miękkie – w dużym stopniu zależą od zakresu obowiązków i lokalizacji stanowiska w sieci powiązań wewnątrzorganizacyjnych;

• kompetencje twarde (wykształcenie, kursy, szkolenia, doświadczenie zawodowe, umiejętności językowe i umiejętności specjalistyczne, np. znajomość systemu SAP);

• inne (dyspozycyjność, miejsce zamieszkania, środek transportu itp.).

 

Niestety większość ogłoszeń nie zawiera wszystkich informacji potrzebnych do stworzenia skutecznych dokumentów aplikacyjnych. Do ich szybkiego zgromadzenia możesz wykorzystać Internet. Istnieją np. strony WWW (https://doradca.praca.gov.pl/d2k5/zawody) zawierające wykaz stanowisk i ich szczegółową charakterystykę.

 

Następnym krokiem jest poznanie specyfiki firmy, w której chcesz zostać zatrudniony. Powinieneś zdobyć informacje na temat historii firmy, obszarów jej działalności, oferowanych przez nią usług i produktów, jej klientów i kontrahentów oraz jej pozycji na rynku. Źródłem tej wiedzy mogą być materiały publikowane przez firmę, prezentacje czy targi pracy. Cenne informacje możesz znaleźć na stronie internetowej, która przybliży Ci kulturę organizacyjną firmy oraz wskaże, jakich uniwersalnych wartości przestrzegać muszą jej pracownicy. Wygląd strony jest również cenną wskazówką do opracowania szaty graficznej Twoich dokumentów aplikacyjnych. Dzięki uzyskaniu wspomnianych informacji budujesz swoją wiedzę o tym, jaki jest profil idealnego kandydata na konkretne stanowisko w wybranej firmie. Znając go, musisz zastanowić się, które z Twoich doświadczeń, umiejętności, predyspozycji i cech osobowościowych działają na korzyść Twojej kandydatury i wymagają podkreślenia w życiorysie i liście motywacyjnym.

 

Curriculum vitae, czyli „program życia”

Studenci i absolwenci przygotowujący dokumenty aplikacyjne stają często wobec problemu braku adekwatnego i znaczącego doświadczenia zawodowego. Chcąc zrekompensować swoje słabe praktyczne przygotowanie do objęcia interesującego ich stanowiska, opisują w życiorysie wszystkie działania i przedsięwzięcia, które uważają za ciekawe. Taka strategia stanowi dowód egocentrycznego sposobu myślenia, bezrefleksyjnego stosunku do własnej przeszłości oraz nieumiejętności wartościowania i selekcjonowania informacji. Ubiegając się o pracę, trzeba poznać perspektywy pracodawcy, czyli posiąść wiedzę o jego potrzebach i oczekiwaniach. Sztuką jest umiejętność wybrania i odpowiedniego przedstawienia tych dotychczasowych doświadczeń, które wskazywałyby, że kandydat posiada wymagane na danym stanowisku kompetencje i dysponuje potencjałem rozwijania ich.

Wielu studentów, pisząc curriculum vitae, zapomina, że łacińskie wyrazy w dosłownym tłumaczeniu oznaczają „program życia”. CV powinno zatem przedstawiać kierunek kariery zawodowej, której każdy etap znajduje potwierdzenie w praktycznych doświadczeniach. Jeżeli różnorodność zdobywanych doświadczeń i posiadanych kompetencji nie wpisuje się w żaden spójny i czytelny program życia, w pracodawcy mogą obudzić się wątpliwości, czy kandydat dysponuje odpowiednią motywacją do podjęcia pracy na oferowanym stanowisku. Chaos doświadczeń może wskazywać również na niepożądane w niektórych zawodach cechy osobowości. Sugeruje na przykład, że kandydat ma problem z wyznaczaniem sobie celów i realizowaniem ich, nie potrafi podejmować ważnych decyzji, nie umie kontrolować swojego życia, nie ma wglądu we własne możliwości, potrzeby i predyspozycje, jest nieprzewidujący i niekonsekwentny itp. Dlatego tak ważne jest przedstawienie interesujących pracodawcę informacji w sposób uporządkowany, z którego jasno wynika kierunek planowanego rozwoju kariery zawodowej. Rezultat ten uzyskać można, stosując różne typy organizacji życiorysu.

1. CV chronologiczne charakteryzuje się organizacją doświadczeń zawodowych w kolejności od najświeższych do najbardziej oddalonych w czasie. Obrazuje dokładny przebieg kariery, w związku z tym polecany jest osobom, które posiadają i konsekwentnie realizują swoje cele zawodowe oraz chcą nadal rozwijać się w wybranym kierunku. Taki typ życiorysu demaskuje jednak wszelkie przerwy w zatrudnieniu (okresy bezrobocia, choroby), które mogą zostać negatywnie odebrane przez pracodawcę. Niewskazany jest również dla osób, które często zmieniały miejsce zatrudnienia lub zajmowały stanowiska w kolejności niezgodnej ze ścieżką awansu. Chronologiczne CV nie sprawdza się również u osób posiadających różnorodne doświadczenia, które jednak nie wpisują się w żaden spójny i sensowny program życia zawodowego. Nie poleca się go również osobom, które chcą zmienić ścieżkę zawodową, a obowiązki wykonywane w ostatnim miejscu zatrudnienia w żaden sposób nie odpowiadają charakterowi nowej pracy.

2. CV celowe zawiera precyzyjnie określony cel – czyli stanowisko, będące przedmiotem starań. Cały życiorys uporządkowany jest pod kątem umiejętności i kwalifikacji potrzebnych w danej pracy. Świadectwem deklarowanych kompetencji jest lista potwierdzających je osiągnięć i doświadczeń. Taki typ CV najlepszy jest dla osób, które mają różnorodne doświadczenia zawodowe, nie układające się w uporządkowany plan kariery zawodowej. Mogą z niego korzystać również osoby, które często zmieniały stanowisko pracy lub miejsce zatrudnienia. Taką formę życiorysu mogą również zastosować studenci, którzy nie posiadają jeszcze doświadczenia zawodowego, ale mogą pochwalić się umiejętnościami zdobytymi dzięki przynależności do kół naukowych i organizacji studenckich, dzięki organizacji rozmaitych przedsięwzięć i pracy jako wolontariusz.

3. CV funkcjonalne zawiera doświadczenia zawodowe uporządkowane w kolejności od najbardziej zbliżonych do charakteru pracy, o którą ubiega się kandydat. Na taki życiorys powinny zdecydować się osoby, które wykonywały podobne obowiązki jak na oferowanym stanowisku, ale nie w ostatnim okresie zatrudnienia. Ta forma organizacji życiorysu odpowiednia jest dla osób, które decydują się na zmianę ścieżki kariery zawodowej lub chcą ukryć pewne przerwy w pracy zawodowej. Można ją polecić osobom, które posiadają bogate doświadczenie zawodowe i kompetencje wymagane na oferowanym stanowisku, choć odmienne od oczekiwanego wykształcenia. CV funkcjonalne akcentuje bowiem kompetencje w jakiejś dziedzinie, wzmiankując jedynie o nazwie pracodawcy i okresie zatrudnienia. Stanowi również dobre rozwiązanie dla osób, które doświadczyły degradacji zawodowej.

Kolejność informacji w życiorysie chronologicznym

1. Dane osobowe

W lewym górnym rogu należy umieścić następujące informacje: imię i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, numer telefonu (najlepiej komórkowego i stacjonarnego), adres e-mailowy (prosty, najlepiej imię i nazwisko).

2. Wykształcenie

Dane dotyczące wykształcenia przyjmują kolejność achronologiczną, zaczynając od najpóźniej ukończonej uczelni. Absolwenci podają nazwę uczelni, rok rozpoczęcia i rok ukończenia, kierunek studiów, specjalizację, tytuł naukowy, temat pracy magisterskiej w przypadku, gdy jej przedmiot istotnie wiąże się z charakterem oferowanego stanowiska. Studenci podają nazwę uczelni, datę rozpoczęcia, kierunek oraz rok studiów. Zarówno studenci, jak i absolwenci powinni podać datę rozpoczęcia i ukończenia szkoły średniej, jej nazwę i profil. Ostatnia z tych informacji jest szczególnie ważna, gdyż mówi o pewnych dodatkowych umiejętnościach kandydata (klasy z rozszerzonym nauczaniem języków obcych, klasy techniczne itp.).

3. Doświadczenie zawodowe

Dane te powinny przyjąć kolejność achronologiczną. Należy podać miesiąc i rok rozpoczęcia oraz zakończenia pracy, nazwę firmy, dział, zajmowane stanowisko. W taki sam sposób należy przedstawić informacje o odbytych praktykach i stażach. Wskazane jest podanie zwięzłej informacji na temat zakresu obowiązków i odpowiedzialności w poszczególnych miejscach zatrudnienia. Tu należy jednak wybrać i zaakcentować te zadania, które związane są z charakterem oferowanej pracy. Można pochwalić się konkretnymi, istotnymi i adekwatnymi osiągnięciami, które potwierdzają posiadanie odpowiednich kompetencji.

4. Inne doświadczenia

Coraz częściej międzynarodowe koncerny zwracają uwagę na pozazawodową aktywność kandydatów, która jest źródłem ciekawych i przydatnych w pracy doświadczeń. W tym miejscu warto wspomnieć o działalności w organizacjach studenckich, udziale w wolontariacie itp.).

5. Znajomość języków obcych

Należy podać obecny stopień znajomości języka obcego (podstawowy, zaawansowany, biegły, w mowie, w piśmie) i nazwy zdobytych certyfikatów.

6. Obsługa komputera

Należy wymienić nazwy programów i stopień ich znajomości. Nie warto przeceniać swych umiejętności, gdyż łatwo mogą zostać zweryfikowane już podczas pierwszego spotkania z pracodawcą.

7. Prawo jazdy

Punkt ten można umieścić w cv jeśli wiemy, że praca na danym stanowisku może wiązać się z koniecznością jeżdżenia samochodem. Należy podać kategorię, można również wpisać datę od kiedy posiadamy prawo jazdy.

8. Zainteresowania

Warto napisać o swoich prawdziwych pasjach, które mogą wpłynąć na pozytywne zakodowanie Twojej kandydatury w pamięci pracodawcy. Możesz wymienić zainteresowania dotyczące sfery zawodowej, ogólnokulturowe (np. malarstwo, literatura – z uwzględnieniem ulubionego gatunku lub autora itp.) oraz dotyczące sportu. Nie wymieniaj wszystkich znanych Ci sportów, lecz tylko te, które Cię pasjonują lub aktywnie trenujesz.

9. Klauzula

W życiorysie należy zamieścić koniecznie klauzulę dotyczącą zgody na przetwarzanie danych osobowych dla potrzeb procesu rekrutacji, pod którą należy się podpisać.

10.Zdjęcie

Jeżeli pracodawca wymaga fotografii – nie można o niej zapomnieć. Należy wybrać takie zdjęcie, które wywołuje pozytywne emocje u oglądających. Powinno skłonić pracodawcę do wyobrażenia sobie kandydata w roli nowego pracownika.


List motywacyjny

Kolejnym krokiem na drodze przygotowania skutecznych dokumentów aplikacyjnych jest stworzenie listu motywacyjnego. Powinien on zawierać zwięzłe uzasadnienie powodów, dla których kandydata interesuje konkretne stanowisko w danej firmie i wykaz kompetencji, które kwalifikują go do uzyskania oferowanej pracy. Nie wolno jednak wymieniać całej listy swoich doświadczeń zawodowych i umiejętności, lecz wybrać te, które mogą okazać się przydatne na proponowanym stanowisku i opisać je w odniesieniu do konkretnych doświadczeń. List motywacyjny należy potraktować zatem jako element przemyślanej, osobistej strategii marketingowej, której adresatem jest pracodawca. Chcąc osiągnąć cel, trzeba najpierw poznać potrzeby pracodawcy, a następnie w umiejętny sposób „sprzedać” informacje o sobie. Przed przystąpieniem do pisania listu motywacyjnego koniecznie trzeba powrócić do zebranych już wcześniej informacji na temat oferowanego stanowiska pracy, wymagań pracodawcy i firmy. Wiedza ta będzie potrzebna na wszystkich etapach tworzenia dokumentu. Po pierwsze list musi zostać zaadresowany, w związku z czym musi zawierać poprawną nazwę firmy/instytucji, działu i jej lokalizację. Wyższą skuteczność gwarantuje skierowanie listu do konkretnej osoby, która prowadzi proces rekrutacji. Informacje te rzadko bywają zamieszczane w ogłoszeniach i ofertach pracy, ale zdobycie ich świadczy o zaradności i samodzielności kandydata. Pierwszy paragraf powinien zawierać wzmiankę o stanowisku (pierwsze litery jego nazwy są pisane wielką literą), będącym przedmiotem starań kandydata, kodzie referencyjnym oferty pracy oraz dacie i miejscu publikacji ogłoszenia. Te informacje ułatwiają pracę osobom prowadzącym proces rekrutacji. Można również napisać co wiemy o firmie i dlaczego chcemy w niej pracować. W kolejnym akapicie należy krótko przedstawić powód zainteresowania pracą na oferowanym stanowisku. W tym miejscu można określić kierunek swojego rozwoju zawodowego, przybliżyć charakter poprzednich doświadczeń i pokazać, jakie miejsce w życiorysie kandydata będzie zajmować oferowane stanowisko. Następnie w kilku zdaniach należy zaprezentować swoje przygotowanie do objęcia zadań wchodzących w zakres proponowanego stanowiska. Należy zaakcentować te spośród doświadczeń zawodowych, które wymagały od kandydata podobnych kompetencji jak oferowana praca. Dobre wrażenie na pracodawcy zrobi przedstawienie konkretnych, namacalnych osiągnięć zawodowych kandydata. Celem tego fragmentu powinno być przekonanie pracodawcy, że osoba ubiegająca się o dane stanowisko posiada odpowiednie kwalifikacje do jego objęcia. Trzeci akapit powinien dotyczyć umiejętności posiadanych przez kandydata w obszarze kompetencji miękkich. Podstawowym błędem popełnianym przez osoby poszukujące pracy jest powielanie szablonowej listy cech, kompletnie oderwanych od specyfiki stanowiska będącego przedmiotem starań. Taki sposób działania dowodzi, że kandydat nie zna specyfiki pracy, o którą się ubiega. Aby uniknąć tego błędu, należy dokonać dokładnej analizy oferowanego stanowiska pracy, poznać związany z nim zakres obowiązków i jego położenie w hierarchii organizacyjnej firmy. Charakter oczekiwanych od kandydata umiejętności interpersonalnych zależy bowiem w dużym stopniu od pozycji, jaką będzie zajmował w zespole pracowników oraz od jego roli w kontaktach z klientami. W dopasowaniu adekwatnych umiejętności do będącego celem aplikacji stanowiska pomocny może okazać się słowniczek zawierający opis wybranych umiejętności miękkich zamieszczony na stronie www.praca.gazeta.pl/praca. W ostatnim akapicie należy zamieścić zwrot grzecznościowy i podpisać się. Nie wolno zapomnieć o zamieszczeniu w liście aktualnej daty (górny prawy róg strony) i danych adresowych (górny lewy róg strony).

Forma i estetyka dokumentów aplikacyjnych

Dokumenty aplikacyjne są wizytówką kandydata, dlatego warto dołożyć starań, aby prezentowały jego osobę w korzystnym świetle. Oprócz zawartości merytorycznej życiorysu i listu motywacyjnego nie bez znaczenia pozostaje ich szata graficzna. Powinna ona pasować do wizerunku firmy i pozostawać w harmonii z cenionymi w niej wartościami. Istnieją branże (reklama, media), w których można zaryzykować i pokusić się o ekstrawagancję, jednak na ogół bezpieczniej jest przestrzegać stałych kanonów. Dokumenty powinny charakteryzować się prostą i zwięzłą formą. CV nie powinno przekraczać dwóch stron (zalecana długość studenckiego CV to jedna strona), a list motywacyjny najlepiej ograniczyć do trzech lub czterech akapitów nie zajmujących więcej niż ćwierć strony A4. Należy pamiętać, że umiejętność selekcji i przekazywania informacji jest atutem, a sposób opracowania dokumentów aplikacyjnych jest dla pracodawcy pierwszym sposobem weryfikacji tej umiejętności. Dane zawarte w życiorysie powinny zostać przedstawione w estetyczny i czytelny sposób. Dla zaakcentowania interesujących pracodawcę kwestii można użyć pogrubionej czcionki (nie nadużywać). Unikać natomiast należy kolorów i niestandardowych czcionek. Ogólnie przyjęty rozmiar czcionki to 12. Dokumenty należy dostarczyć w formie preferowanej przez pracodawcę. Jeżeli wysyłane są pocztą, list motywacyjny musi zostać ręcznie podpisany – pomiędzy pożegnaniem a nazwiskiem kandydata. W przypadku gdy dokumenty przekazywane są za pomocą poczty elektronicznej, trzeba zapisać je w formacie wskazanym przez pracodawcę. Należy zadbać o nienaganną edycję tekstu (usunąć niepotrzebne spacje, ujednolicić czcionkę, wyjustować list). Koniecznie trzeba sprawdzić dokumenty pod względem poprawności ortograficznej i stylistycznej.